Política de tratamiento de datos personales

1Responsable del tratamiento

Razón social

OUTSORCING EN SOLUCIONES TECNOLÓGICAS S.A.S. (OUTSOTEC)

NIT

901.193.166-1

Dirección

Calle 18AA # 81-32, Belén La Nubia, Medellín, Antioquia, Colombia

Correo

administrativo@outsotec.com

Teléfono / WhatsApp

317 500 9459

Sitio web

outsotec.com

2Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen, así como por las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3Definiciones

• Dato personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento (en esta política, OUTSOTEC).
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación (salud, origen racial, orientación política, datos biométricos, entre otros).

4Principios

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Solo tratamos los datos necesarios para la finalidad informada, con autorización del titular, y solo acceden a ellos las personas que los necesitan para su trabajo.

5Datos que tratamos

• Interesados y prospectos: nombre, correo electrónico, celular y empresa, cuando solicitan una demostración o información.
• Clientes: datos de contacto de sus representantes y del personal que usa nuestros servicios y plataformas (nombre, cargo, correo, teléfono, usuario de acceso).
• Usuarios de nuestras plataformas: datos de acceso y registro de actividad (fecha, hora y dirección IP de ingreso) para la seguridad del servicio.
• Colaboradores y aspirantes: datos necesarios para la relación laboral o de prestación de servicios.
• Proveedores: datos de contacto, identificación tributaria y bancarios para pagos.

6Finalidades

• Dar acceso a la demostración de la Plataforma Financiera y responder solicitudes de información.
• Contactarle para presentar, cotizar y prestar nuestros servicios de asesoría, automatización y plataformas.
• Prestar los servicios contratados, dar soporte y enviar avisos relacionados con el servicio.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales.
• Gestionar la relación con colaboradores y proveedores, incluidos los pagos.
• Proteger la seguridad de nuestros sistemas y prevenir el fraude.
• Enviar información comercial sobre nuestros servicios, que usted puede dejar de recibir en cualquier momento.

7Datos en la Plataforma Financiera de nuestros clientes

Cuando una empresa contrata la Plataforma Financiera, la información que ella registra o conecta (por ejemplo, desde su programa contable o sus extractos bancarios), incluidos los datos de sus propios clientes, proveedores y empleados, pertenece a esa empresa. En ese caso la empresa es la responsable del tratamiento y OUTSOTEC actúa como encargado: tratamos esos datos solo para prestar el servicio contratado, según las instrucciones del cliente, con confidencialidad, y no los usamos para fines propios.

Cada empresa tiene una instalación separada, con su propia base de datos. Las claves de conexión (por ejemplo, la del programa contable) se guardan cifradas.

8Datos sensibles y de menores de edad

No solicitamos datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. Si alguna vez fueran necesarios (por ejemplo, en una relación laboral), se pedirán con autorización expresa, informando que su entrega es facultativa, y respetando el interés superior de los menores.

9Sus derechos como titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos dio.
• Ser informado sobre el uso que les damos.
• Revocar la autorización y pedir que se supriman, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros.

10Autorización

Pedimos su autorización antes de tratar sus datos, por escrito, de forma electrónica (por ejemplo, la casilla del formulario de «Solicitar demo») o por conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó. Guardamos prueba de la autorización: el texto aceptado, la fecha y la hora.

11Consultas y reclamos

Escriba a administrativo@outsotec.com con su nombre, identificación, la descripción de su solicitud y un dato de contacto. El área administrativa de OUTSOTEC atiende estas solicitudes.

• Consultas (qué datos tenemos y cómo los usamos): respuesta en máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más, informándole el motivo.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar): respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más. Si falta información, le pediremos completarla dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende que desistió del reclamo.

12Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: acceso con usuario y contraseña y permisos por perfil, conexiones cifradas (HTTPS), cifrado de claves de terceros, registro de actividad, copias de seguridad diarias y cifradas, y servidores protegidos. Ningún sistema es infalible; si ocurriera un incidente que afecte sus datos, se lo informaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando corresponda.

13Transmisión y transferencia

Para prestar el servicio usamos proveedores de alojamiento, correo y almacenamiento en la nube, que pueden tener servidores dentro o fuera de Colombia. Con ellos los datos se transmiten solo para que operen en nuestro nombre, con obligaciones de confidencialidad y seguridad. No vendemos ni cedemos sus datos a terceros para sus propios fines. Cualquier transferencia internacional se hará en los casos y con las garantías que exige la ley.

14Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 25 de octubre de 2026. Conservamos los datos mientras se cumplan las finalidades descritas y durante los plazos que exijan la ley o los contratos. Si cambiamos esta política de forma importante, lo publicaremos en esta página y, cuando corresponda, se lo informaremos antes de aplicar los cambios.